Székesfehérvári Kertbarát Egyesület

Egyesület neve: Székesfehérvári Kertbarát Egyesület
Egyesület székhelye: 8000 Székesfehérvár Farkasvermi út 2.
Az egyesület bírósági nyilvántartásba vétel száma: Pk. 60163/2011/6 2781 sorszám
jogerőre emelkedett: 2012.02.22
Számlavezető pénzintézet neve, címe: K&H bank Zrt. 1095 Budapest, Lechner Ödön fasor 9
Az egyesület számlaszáma: 10405066-50526554-67781009
Az egyesület adószáma: 18281758-1-07

1. Pénztár fogalma

A pénztár az Egyesület készpénzzel való ellátására, készpénzforgalmának lebonyolítására létrehozott szervezeti egység, amely átveszi, elismeri és kezeli az Egyesület készpénz kifizetéseit, biztosítja a kifizetéshez szükséges készpénzt, továbbá tárolja és megőrzi az Egyesület készpénz készletét és a reá bízott egyéb értékeket. Az Egyesület csak egy házipénztárral rendelkezik. Címe: 8000 Székesfehérvár Farkasvermi út 2.

A házipénztár az a pénzkezelő hely, amely az Egyesület készpénzzel való ellátásának, készpénzforgalma lebonyolításának körébe tartozó valamennyi tevékenységet elvégzi; e tevékenységek ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítottak.

2. A pénztár kialakítása, biztonsági feltételek

A pénztár működési feltételei közé tartozik a pénztár biztonságának megteremtése. Az Egyesület az átlagos napi készpénzforgalma alapján a kisebb értékű, - napi 10.000.- alatt – pénzforgalmat lebonyolító pénztár kategóriába tartozik. A pénztárhelyiség biztonsági feltételei:

• a helyiség ablakait, szellőző nyílásait rácsozattal kell ellátni
• a pénz tárolására tűzbiztos páncélszekrényt vagy vaskazettát kell biztosítani
• a pénztárban levő eszközök tűz és betörés elleni védelmének megszervezéséről és kialakításáról az Egyesület elnöke köteles gondoskodni.

3. A pénztári pénzmegőrzés

A pénztári pénzmegőrzés a pénztár zárása után, a pénztárban tárolt készpénz megőrzésével kapcsolatos biztonsági követelményeket jelenti. Az Egyesület pénztára a 10.000-100.000 Ft napi záró állományú pénztár kategóriába tartozik, amely magába foglalja a napi záró pénzkészlet mellett a pénztárban esetlegesen tárolt egyéb értékeket is. A napi záró készpénzállományt meghaladó készpénzt – a napi pénztárzárást megelőzően az Egyesület bankszámlájára be kell fizetni, 3 munkanapon belül. Abban az esetben, ha szükségessé válik valamely okból – pl.: másnap nagyobb összegű kifizetések –, hogy a pénztárban a zárás után – átmenetileg a meghatározott értékhatárt meghaladó összegű – készpénzt tároljon az Egyesület, azt csak a felelősként társelnök előzetes engedélyezésével teheti. Erre irányuló engedély megadásával egyidejűleg a társelnök köteles a pénztárban maradt összegnek megfelelő, fokozott biztonsági intézkedések megtételére.

3.1. Pénzszállítás

A házipénztár – egyetlen az Egyesületnél – a pénzszükségletét

• saját bevételeiből származó, valamint
• az Egyesület bankszámlájáról felvett készpénzzel biztosítja.

A pénzszállítás szabályozásának pontjai:

• tárgyi feltételek
• személyi feltételek
• végrehajtási szabályok
• felelősség

3.2. A pénzszállítás tárgyi feltételei: pénzszállító táska, valamint gépkocsi. Pénzszállító táska: kombináltzáras. Jelentősebb összegű készpénz szállítását gépkocsival kell megoldani. Pénzszállítás tárgyi feltétele még, hogy a pénz átadás-átvételéhez szükséges okmányok, nyomtatványok, egyéb iratok időben és hiánytalanul rendelkezésre álljanak. A pénzszállítás személyi feltétele a kísérő személy biztosítását jelenti.

3.3. Felelősségi szabályok:

Az Egyesületnél történő pénzszállítás esetén a következők szerint kell eljárni:
a./ 50.000 Ft-ot meg nem haladó összeg esetén: - 1 fő pénzszállító
b./ 50.000-100.000 Ft közötti összeg esetén: - pénzszállító táska - 1 fő pénzszállító
c./ 100.000-500.000 Ft közötti összeg esetén: - pénzszállító táska 1 fő pénzszállító- 1 fő pénzkísérő
A pénztáros a pénztárt önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli.

4. A pénztáros

A pénztáros a pénztári teendők ellátására alkalmas, büntetlen előéletű személy. Feladatai:

• a pénztárban lévő készpénz és egyéb értékek, értékcikkek kezelése, őrzése. (Ilyen értékek például: - postai és okmánybélyegek - kötvények, részvények.)
• a pénzmozgás bizonylatainak elkészítése
• pénztárral kapcsolatos nyomtatványok, elszámolások vezetése
• pénztárzárlat készítése.

A pénztáros köteles gondoskodni arról, hogy a napi szükséges készpénzmennyiség rendelkezésre álljon. Köteles ellenőrizni a pénzforgalmi bizonylatok érvényességét, alaki, tartalmi helyességét. A pénztáros nem rendelkezhet a bankszámla felett, nem láthat el pénztári ellenőri feladatokat, nincs utalványozási joga, nem végezheti pénztár- és bankszámlaforgalom könyvelését.

5. Pénztári ellenőr

A pénztári ellenőr a pénztár ellenőrzését végzi, de nem lehet megbízni a pénztárosi feladatok ellátásával. A pénztári ellenőri feladatokat, az Egyesület társelnöke, megbízás birtokában teljes anyagi felelősség mellet végzi.

6. Az utalványozó

Az utalványozó a kifizetéseket, bevételek jogosságát ellenőrzi, és azokért felelősséggel tartozik. Az utalványozót pénztárosi teendőkkel tilos megbízni. Utalványozási joggal a társelnök rendelkezik, de az Egyesület elnöke a 100.000 Ft feletti kiadások esetén az utalványozási jogot fenntartja.
Az utalványozó köteles megvizsgálni, hogy:

• bizonylatot az illetékes állította–e ki
• bizonylat tartalmazza –e a szükséges adatokat
• bizonylat kiállítása szükséges és jogos –e
• bizonylat számszakilag helyes –e
• bizonylat felszerelt –e a szükséges kellékekkel
• bizonylaton szereplő összeg kifizetését jogszabály nem tiltja –e
• számlázás esetén a munka elvégzését igazolták –e.

7. Pénztári rend

A pénztáros köteles gondoskodni az esedékes és várható kifizetésekhez megfelelő mennyiségű és címletű bankjegyről és pénzérméről. Feladata továbbá, hogy pénztárzáráskor a pénztárra megállapított napi záró készletet a készpénzállomány ne haladja meg. Az átvételi elismervényen fel kell tüntetni a bankjegy sorozatát és sorszámát. A hamis és hamisítvány-gyanús pénzt a jegyzőkönyvvel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak.

7.1. Pénztári nyitva tartás

A pénztári nyitva tartás kezdő időpontját úgy kell meghatározni, hogy a nyitva tartás időpontjáig a pénztáros a szükséges pénzmennyiség felvételét és a pénztárba szállítását biztosítani tudja. A pénztár zárási időpontját úgy kell meghatározni – a számlavezető pénzintézet zárási időpontját is figyelembe véve –, hogy legyen mód az engedélyezett napi záró pénzkészletet meghaladó összeg befizetésére, illetve azt követően a munkaidő befejezéséig a napi pénztárzárlat elkészítésére és ellenőrzésére is.
Az Egyesületnél a napi pénztári órák a következők:
Szerda: 8.30-14.00 óra között

7.2. Pénztárzárlat rendje

A pénztáros hetente, de legfeljebb 10 naponta köteles pénztárzárlatot készíteni és azt a pénztári ellenőr köteles ellenőrizni. A pénztárzárlatkor a pénztárosnak meg kell állapítani a bevételek és kiadások végösszegét, előző időszak készpénzmaradványát, a pénztár egyenlegét. Az egyenlegnek egyeznie kell a valóságos készpénzállománnyal. Az esetleges eltérés okairól jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt a pénztárosnak ki kell fizetnie.

7.3. Pénztárkulcsok kezelése

Az Egyesületnél pénz- és értékmegőrzésre használt pénztároló eszköz biztonsági zárral ellátott vaskazetta, melynek egyik kulcsát a pénztárosnak, másik kulcsát a pénztári ellenőrnek kell magánál tartania, illetve őriznie. A pénztároló eszköz kulcsainak másodpéldányait az Egyesület elnöke az eredeti kulcskezelők által szignált zárt borítékban, őrzi. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a nála lévő pénztári kulcsot az Egyesület elnökéhez eljuttatni. A kulcsokról az elnök olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható, hogy egy-egy kulcs mikor, milyen címen, mettől-meddig, és kinél volt.

8. A pénzforgalom bizonylatolása, nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak készpénz-változásokról bizonylatot kell kiállítani. Valamennyi bizonylat adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban. A pénztári nyilvántartásokban csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. A könyvviteli nyilvántartásokban a pénzmozgással kapcsolatos adatokat késedelem nélkül a pénzmozgással egyidejűleg kell rögzíteni. Az Egyesület pénztárkönyvet vezet, melynek vezetése meg kell, hogy feleljen a pénztári nyilvántartás követelményeinek. Az Egyesület a készpénzmozgások nyomon követésére alkalmazza a pénztárbevételi és – kiadási bizonylatokat.
A bevételi nyugtával tömb (2 példányos) a B. 15-40/V, a bevételi pénztárbizonylat 3 lapos B318-102/v a számla 3lapos B.13-374/V; kiadási pénztárbizonylat 2 LAPOS a B. sz. ny. 318-103/v jelölésű.

8.1. Pénztári befizetések

A bevételi pénztárbizonylat tömböt – a borító belső oldalán a használatbavétel előtt hitelesíteni kell. Amennyiben a házipénztári befizetés adóköteles termékértékesítés, vagy szolgáltatásnyújtás ellenértéke, úgy az egyszerűsített számla értéke magában foglalja a felszámított áfa összegét is.
A 3 példányos nyomtatványtömbökben a garnitúra első példánya a Bevételi pénztárbizonylat, a második a Nyugta, s a harmadik a tömbben maradó tőpéldány. Az első példány a könyvelés bizonylata, amelyhez csatolni kell a pénztári alapokmányokat. A Nyugta példányt a befizetőnek kell átadni a befizetés teljesítését igazoló elismervényként. A tömbben maradó tőpéldányt a pénztáros őrzi meg.
Házipénztári bevételezés körébe tartozik a házipénztári ellátmány felvétele a pénzintézettől. A pénztáros “Címletjegyzék”-en igényli a készpénzt a pénzintézettől a B. sz. ny. 13-71 r. sz. nyomtatvány kitöltésével.

8.2. Pénztári kifizetések

Házipénztári kifizetést csak bizonylat alapján lehet teljesíteni. A pénz átvevőjének személyazonosságát igazolnia kell személyi igazolványának bemutatásával. Amennyiben a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, úgy a megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás alapján fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz csatolni kell. A kiadási pénztárbizonylat első példánya a könyvelés bizonylata – ehhez kell csatolni az alapokmányokat –, s a második példánya marad a tömbben, amit a pénztáros megőriz. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Azon esetekben, amikor a tag feladatainak ellátásához készpénzre van szüksége, a pénztárból előleget vehet fel.

8.3. Az Egyesületnél az előleg folyósításának esetei:
- beszerzési előleg
- kiküldetési előleg
- egyéb célú előleg

Beszerzési előleg: olyan vásárlások lebonyolítására lehet igénybe venni, amelyek bankszámlán keresztül nem végezhetők el, illetve a beszerzés jellege (sürgős, kisösszegű, stb.) azt indokolja.
Kiküldetési előleg: annak a tagnak, illetve dolgozónak folyósítható, aki munkaköri feladatát a működési szabályzatban meghatározott székhelyen kívül végzi, ideiglenes jelleggel. A kiküldetés időtartama alatt felmerült többletköltségeket – utazási, szállodai, élelmezési költségek – lehet ily módon kifizetni.
Egyéb célú előleg: ide tartozik például a postai bélyegek vásárlására felvett előlegek, a reprezentációs költségek fedezetére, a különféle rendezvények lebonyolítására felvett előlegek. Az előleg folyósításakor figyelembe kell venni:

• elszámolásra pénzt csak személyre szólóan az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetése és az elszámolás végső határideje is fel van tüntetve.
• ezek a határidők az Egyesületnél: - a belföldi kiküldetési előleggel legkésőbb a kiküldetés befejezését követő 3. munkanapon el kell számolni,
• bármilyen címen felvett előleggel legkésőbb 30 napon belül el kell számolni.

A pénztáros az előleg kifizetését csak szabályszerűen kiállított kiadási pénztárbizonylat alapján teljesítheti. A pénztári bizonylathoz alapokmányként az igénylés bizonylatát kell csatolni. Az elszámolásra felvett előlegek elszámolása a házipénztárban bruttó módon történik. Az előleg elszámolásakor felvett összeggel egyező összegű bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, s a felhasznált összegről pedig kiadási pénztárbizonylatot. Az elszámolt összegről kiállított kiadási pénztárbizonylathoz csatolni kell az alapbizonylatokat.

9. Speciális pénztári nyilvántartások

Az Egyesület elnökének engedélyezem, hogy a működési feladatok készpénzben történő lebonyolításához a pénztárban kezelt pénzeszközök mellett egyéb feladatok ellátására pénzt, vagy értéket, illetve értékeket megtestesítő nyomtatványokat kezeljen a pénztáros elkülönítetten.

10. Záró rendelkezések

A jelen szabályzat 2012.03.18-án lép hatályba.
A szabályzatban foglaltakat az Egyesület állományába tartozó tagok saját munkakörükben kötelesek betartani.

Székesfehérvár, 2012, 03.18